Privacy- en cookieverklaring

Privacy- en cookieverklaring Eigenhuis Groep
(versie 2018-1)

Eigenhuis Groep¹ hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy.

Wij beschermen uw gegevens zorgvuldig tegen verlies, misbruik of ander ongeoorloofd gebruik. We passen de van toepassing zijnde wet- en regelgeving met betrekking tot uw privacy toe, waaronder de Algemene Verordening Persoonsgegevens. In deze verklaring leggen we uit hoe we met uw persoonsgegevens omgaan en hoe we de wet toepassen.

Het doel van deze verklaring is om transparant te zijn over de verwerkingen die Eigenhuis Groep onderneemt met de persoonsgegevens buiten haar eigen organisatie.

Deze verklaring kan in de loop van de tijd gewijzigd worden, bijvoorbeeld als de wet verandert of wij bepaalde verwerkingen toevoegen of beëindigen. De meest recente versie wordt telkens op onze websites (www.ekg.nl ; www.eigenhuiskeukens.nl; www.eigenhuisbadkamers.nl; www.inbouwhal.nl; www.uwpartnerinkeukens.nl en www.satink.zwolle.nl) gepubliceerd en wij raden u aan deze regelmatig te raadplegen.

Mocht u over deze verklaring of over onze verwerking van uw gegevens vragen hebben dan kunt u zich wenden tot onze privacyfunctionaris via privacy@eigenhuisgroep.nl.

1. Doelen en grondslagen van de verwerkingen

De verwerkingen door Eigenhuis Groep worden uitsluitend uitgevoerd in verband met haar activiteiten: het ontwerpen, leveren en installeren van keukens en badkamers, het leveren van keukenapparatuur en het geheel woonklaar maken van woningen.

Dit doel kan worden onderverdeeld in een aantal subdoelen. In deze paragraaf 1. leggen wij uit welke (categorieën) persoonsgegevens wij verwerken voor welke van die subdoelen. Om persoonsgegevens te mogen verwerken moet er ook een wettelijke grondslag aanwezig zijn. Ook deze benoemen we in deze paragraaf 1.

1.1 Levering van onze producten en diensten

Wanneer u als particulier belangstelling heeft getoond voor één van onze producten of diensten en vervolgens overgaat tot de aanschaf hiervan moeten wij bepaalde gegevens van u verzamelen. Dat kan plaatsvinden via onze showrooms maar we kunnen uw gegevens ook verkrijgen van het bedrijf dat een woning voor u bouwt of aan u verhuurt. Wanneer wij uw keuken hebben geleverd gebruiken wij deze gegevens tevens om service te leveren.

De categorieën persoonsgegevens die wij van u voor dit subdoel verwerken zijn NAW-gegevens, contactgegevens (e-mail, telefoon), bankrekeningnummer, telefoongesprekken (voor trainingsdoeleinden).

Wij slaan uw gegevens hiervoor op in ons eigen informatiesysteem en in een online portal waartoe de partijen met wie wij samenwerken om onze overeenkomst met u goed uit te voeren toegang hebben (zie ook hierna onder 4: “Ontvangers van persoonsgegevens”).

Als wij met u een overeenkomst sluiten is de wettelijke grondslag voor de hier genoemde verwerkingen dat deze verwerkingen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen (bijvoorbeeld ontwerpen van een keuken in de showroom). Als wij een overeenkomst sluiten met een derde op grond waarvan wij in uw woning een keuken plaatsen (zoals een verhuurder) is de grondslag “noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belang” (dat belang is de uitvoering van onze en uw overeenkomst met die derde).

1.2 Bedrijfsvoering

Wanneer u onze contactpersoon bent voor één van de organisaties met wie wij samenwerken (zoals bijvoorbeeld aannemers, woningbouwcorporaties, opdrachtgevers, projectontwikkelaars, installatie- en montagebedrijven, transporteurs) verwerken wij uw naam, functie en zakelijke contactgegevens (email, telefoonnummer) om contact met u te onderhouden over onze projecten en individuele leveringen.

Wij slaan uw gegevens hiervoor op in ons eigen informatiesysteem en (voor zover noodzakelijk) in een online portal waartoe de partijen met wie wij samenwerken om onze overeenkomst met klanten goed uit te voeren toegang hebben (zie ook hierna onder 4: “Ontvangers van persoonsgegevens”).

De wettelijke grondslag voor deze verwerkingen is dat deze noodzakelijk zijn voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang. Dit belang is het goed kunnen uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten.

1.3 Marketing van onze producten

Wij brengen op verschillende manieren onze producten bij onze doelgroep(en) onder de aandacht, namelijk:

a) Als u onze website(s) bezoekt kunt u daar een formulier invullen om informatie over onze producten op te vragen of een afspraak te maken in één van onze showrooms. Daarvoor verzoeken we u uw naam, telefoonnummer en emailadres op te geven. Uw gegevens worden opgeslagen in ons eigen informatiesysteem.
b) U kunt tevens via onze website een keuken ontwerpen met het programma “Keukencreator”. Wanneer u in dit programma een keuken heeft ontworpen en wilt opslaan kunt u dat doen door een account aan te maken. Wij verzoeken u dan uw voornaam, achternaam, emailadres en een wachtwoord op te geven. Uw gegevens worden tijdelijk opgeslagen bij de maker van het programma en aan ons doorgegeven. Wij nodigen u naar aanleiding van het aanmaken van dit account uit voor een bezoek aan één van onze showrooms.
c) Wanneer u van ons een product heeft afgenomen of u heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief, houden wij u periodiek per e-mail op de hoogte houden van (acties voor) onze producten.
d) Op onze website zijn cookies van zogenaamde social media platforms geïnstalleerd. Daarover leest u meer onder 2. (“cookies”).

De grondslag voor de verwerkingen onder a), b), c) (voor zover u geen bestaande klant bent) en d) is toestemming. Die toestemming geeft u ons als u ons uw gegevens verstrekt om informatie te ontvangen, door een account in Keukencreator aan te maken, door u in te schrijven voor onze nieuwsbrief dan wel door onze pagina op social media platforms te “liken” of “volgen”. Wanneer u een bestaande klant bent is de grondslag “noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang”, te weten het onderhouden van een relatie met onze klanten. U kunt u in alle gevallen uw toestemming te allen tijde intrekken door uw uit te schrijven van onze mailings, uw account in Keukencreator te verwijderen of ons niet langer te “liken” of “volgen” op social media platforms.

2. Cookies

Cookies zijn kleine bestandjes die via uw internet-browser op uw computer, mobiele telefoon of tablet worden geïnstalleerd. Wij maken gebruik van “first-“ en “third-party” cookies. “First-party cookies zijn cookies die wij zelf plaatsen, “third-party cookies” zijn cookies die door derden via onze website worden geïnstalleerd en uitgelezen.

Cookies kunnen verder worden onderscheiden in niet-commerciële cookies en commerciële cookies.

Niet-commerciële cookies
De niet-commerciële cookies die wij installeren zijn “technische” en “functionele” cookies. Die cookies zijn nodig voor het goed functioneren van onze website (bijvoorbeeld om gegevens te verwerken, in te loggen of content te kunnen bekijken. Het plaatsen en uitlezen hiervan wordt niet beschouwd als een verwerking van persoonsgegevens. Wij plaatsen ook “analytische cookies”. Die gebruiken wij alleen om informatie te verkrijgen over de kwaliteit en/of effectiviteit van onze website). Deze cookies worden door ons privacy vriendelijk ingesteld en worden daarom ook niet beschouwd als cookies waardoor persoonsgegevens worden verwerkt.

Commerciële cookies
Als cookies worden geïnstalleerd en uitgelezen voor commerciële doeleinden (zoals het volgen van online gedrag van een persoon) worden ze geacht persoonsgegevens (zoals een IP-adres of informatie over online gedrag) te verzamelen. De commerciële cookies die wij plaatsen zijn “sociale media plugin cookies”. De social media plugin cookies (Facebook, LinkedIn) die wij plaatsen maken het gebruikers van die sociale media mogelijk om onze pagina op dat social media platform te “liken” of “volgen” en te delen met hun contacten binnen dat platform.

Om de informatie in deze Privacy- en cookieverklaring beknopt te houden en om te zorgen dat de informatie over het gebruik van social media plugin cookies die hier wordt gepubliceerd niet verouderd is geven wij er de voorkeur aan u te informeren over die cookies door te verwijzen naar de cookie statements van die sociale media:
https://www.facebook.com/policies/cookies/
https://www.linkedin.com/legal/cookie-policy.

U kunt uw browser zo instellen dat cookies niet automatisch op uw computer geplaatst worden. Let er op dat als u het plaatsen van cookies onmogelijk maakt door uw browser zo in te stellen dat alle cookies worden geweigerd er een kans bestaat dat (bepaalde) functies niet werken en dat u beperkt toegang hebt tot onze website(s).

3. Gezamenlijke verantwoordelijkheid Eigenhuis Groep B.V. en verkooppunten

Onze vestigingen (zie showrooms: www.eigenhuiskeukens.nl/keuken-showrooms/ , www.inbouwhal.nl en www.satink.zwolle.nl) zijn gezamenlijk met Eigenhuis Groep B.V. verantwoordelijk voor de verwerkingen die uitgevoerd worden in het kader van de verkoop van keukens en badkamers aan consumenten en van keukenapparatuur.

De informatie in deze Privacy- en cookieverklaring wordt mede namens deze vestigingen verstrekt. Wanneer u een verzoek tot specifieke informatie of tot uitoefening van uw rechten als bedoeld onder genoemd onder 6. tot een vestiging wilt richten kunt u contact opnemen met onze privacyfunctionaris als hiervoor vermeld.

4. Ontvangers van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij van u in het kader van de levering van onze producten en diensten verwerken worden alleen gedeeld met derden voor zover dat noodzakelijk is voor die levering. Denkt u daarbij aan transport- montage- en installatiebedrijven en de partij die uw woning voor u (ver)bouwt of verhuurt.

De persoonsgegevens die wij van u als contactpersoon van onze relaties verwerken worden alleen gedeeld met derden voor zover dat noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering. Denkt u daarbij aan andere relaties die betrokken zijn bij hetzelfde project en daarvoor contact met u moeten onderhouden of zakelijke dienstverleners (zoals een accountant, bank of jurist).

De persoonsgegevens die wij van u voor marketingdoeleinden gebruiken worden niet met derden gedeeld met uitzondering van de social media platforms wanneer u ons “liket” of “volgt” op zo’n platform. Het social media platform is zelf verantwoordelijk voor haar verdere verwerking van uw gegevens en voor informatie over de bescherming hiervan verwijzen wij u naar de privacyverklaring van dat social media platform.

Intern worden uw persoonsgegevens alleen gebruikt door medewerkers voor zover noodzakelijk om de onder 1. beschreven doelen te bereiken. Deze beperkte toegang tot uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd door inzagerechten in en beveiliging van de toegang tot ons informatiesysteem.

Tot slot worden alle categorieën persoonsgegevens die wij verwerken gedeeld met zogenaamde verwerkers. Dit zijn onze IT leveranciers waaraan we de uitvoering van de verwerkingen waarvoor wij verantwoordelijk zijn hebben uitbesteed. Voorbeelden daarvan zijn leveranciers van externe software (voor emailmarketing, telecommunicatiediensten, het ontwerpen van keukens) en van hostingdiensten (van de websites). Verwerkers hebben de wettelijke plicht om zich te houden aan de instructies van hun opdrachtgevers, om persoonsgegevens strikt geheim te houden en om passende beveiligingsmaatregelen te garanderen . Wij hebben met onze verwerkers een verwerkersovereenkomst gesloten om dit te waarborgen. Onze verwerkers hebben alleen toegang tot de door hen verwerkte persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening, bijvoorbeeld in het geval van een (dreigend) datalek.

Alle persoonsgegevens die onder onze verantwoordelijkheid worden verwerkt worden opgeslagen op servers die zich op het grondgebied van de Europese Unie bevinden.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren de persoonsgegevens als genoemd onder 1. niet langer dan voor het daar genoemde doel noodzakelijk is tenzij we ze langer moeten bewaren om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen.

We houden daarbij rekening met de volgende aspecten: de duur van de overeenkomst tussen ons en u, wettelijke bewaartermijnen, verjaringstermijnen voor het instellen van juridische claims, de gemiddelde levensduur van onze producten, de noodzaak om gegevens op te slaan voor later gebruik (waar mogelijk geanonimiseerd). Dat betekent concreet het volgende.

Als we uw persoonsgegevens hebben verwerkt voor de levering van een product of dienst (ook als uw order op enig moment is geannuleerd) bewaren wij deze voor een periode van 7 jaar na afloop van het boekjaar waarin de aflevering (of annulering) plaatsvond om te voldoen aan onze wettelijke bewaarplicht op grond van belastingwetgeving. Om service te leveren en u na de levensduur van ons product te interesseren voor een nieuwe aankoop bewaren wij uw persoonsgegevens na de aflevering voor een periode van 10 jaar. Indien u, nadat wij u benaderd hebben, niet ingaat op onze uitnodiging vernietigen wij definitief uw persoonsgegevens.

Als we uw persoonsgegevens voor onze bedrijfsvoering hebben verwerkt bewaren wij deze gedurende een periode van 7 jaar na het einde van ons boekjaar om te voldoen aan onze wettelijke bewaarplicht op grond van belastingwetgeving.

Als we uw persoonsgegevens hebben ontvangen van onze partners of van u, naar aanleiding van uw verzoek via onze website om u informatie toe te sturen, of een afspraak te maken in showroom en er is naar aanleiding van deze communicatie geen vervolgcontact, of u geeft aan niet langer geïnteresseerd te zijn in onze producten of diensten bewaren wij uw gegevens maximaal drie maanden.

Als u op onze website gebruik heeft gemaakt van “Keukencreator” en een account heeft aangemaakt, verwerken wij uw persoonsgegevens. Wij verwerken uw gegevens om u uit te nodigen in onze showroom. Gaat u, nadat wij met u contact hebben gehad, niet in op onze uitnodiging dan bewaren wij uw persoonsgegevens maximaal drie maanden.

Als u in de showroom met ons een keuken heeft ontworpen en u gaat niet binnen een periode van 3 maanden over tot een vervolggesprek of een aankoop of u geeft in deze periode aan niet langer geïnteresseerd te zijn in een vervolggesprek of aankoop dan bewaren wij uw gegevens voor een periode van maximaal 3 maanden vanaf dat moment.

Wanneer u bent ingeschreven voor onze nieuwsbrief of ons op een social media platform heeft “geliket” of “volgt” bewaren wij uw gegevens tot u gebruik maakt van de mogelijkheid u uit te schrijven c.q. ons niet meer “liket” of “volgt” op een social media platform door het wijzigen van uw instellingen.

Als er in de loop van een bewaartermijn een juridisch geschil ontstaat tussen ons en u of uw organisatie zullen we uw persoonsgegevens bewaren totdat dat geschil is beëindigd.

Na verloop van één van de hiervoor genoemde bewaartermijnen vernietigen of anonimiseren wij uw persoonsgegevens definitief.

6. Uw rechten

De wet geeft u bepaalde rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze zijn: het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Deze zullen we kort aan u uitleggen.

Recht op inzage
Het recht op inzage houdt in dat wij u op uw verzoek moeten laten weten welke persoonsgegevens we van u verwerken.

Recht op rectificatie
Het recht op rectificatie houdt in dat wanneer de persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist zijn wij deze op uw verzoek moeten corrigeren.
Recht op wissing
Het recht op wissing houdt in dat u ons kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen onder meer wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking (zie hierna) en wij geen “dwingende gronden” hebben om ze nog langer te verwerken.

Recht op beperking
Het recht op beperking houdt in dat wanneer u
– van mening bent dat de gegevens niet juist zijn of dat de verwerking van de gegevens onrechtmatig of onnodig is maar in verband met uw juridische positie niet gewist kunnen worden; of
– bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking (zie hierna)
u ons kunt verzoeken de verwerking op te schorten.

Wij mogen dan – uitzonderingen daargelaten – de persoonsgegevens zonder uw toestemming alleen nog opslaan tot duidelijk is of uw standpunt terecht is. Dit geldt ook voor de verwerkers, die wij moeten informeren.

Recht op bezwaar
Het recht op bezwaar houdt in dat u zich kunt verzetten tegen de verwerkingen die wij uitvoeren op grond van ons gerechtvaardigd belang. Wij beëindigen dan de betreffende verwerking, tenzij we “dwingende gronden” hebben om dit niet te doen. Voor zover u toestemming heeft verleend voor een verwerking (bijvoorbeeld de ontvangst van een nieuwsbrief) kunt u bezwaar maken door gebruik te maken van uw afmeldmogelijkheid.

Recht op dataportabiliteit
Het recht op dataportabiliteit houdt in dat u ons kunt verzoeken de persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt aan u ter beschikking te stellen zodat u ze ergens anders kunt (laten) verwerken.

U kunt verzoeken tot het uitoefenen van de hiervoor genoemde rechten aan ons richten door een email te sturen aan privacy@eigenhuisgroep.nl.

Wij zullen binnen ten hoogste een maand op uw verzoek reageren. We zullen u laten weten wat de eventuele consequenties zijn van het voldoen aan uw verzoek. Als we van mening zijn dat we goede redenen hebben om uw verzoek (ten dele) te weigeren zullen we u die redenen in onze reactie laten weten. Een reden kan bijvoorbeeld zijn dat wij door aan uw verzoek te beantwoorden onze rechten niet meer kunnen uitoefenen.

Tot slot berichten wij u dat, mocht u van mening zijn dat wij door onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd met de wet handelen we dat graag vernemen. We proberen dan met u een oplossing te vinden om tegemoet te komen aan uw bezwaren. Komen we er toch niet uit dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zie hiervoor de website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Nijkerk, mei 2018

Eigenhuis Groep B.V.
Zeilmaker 9
3861 SM Nijkerk
Tel. 033 – 247 40 74

¹ Eigenhuis Groep B.V. en de vennootschappen waarvan zij aandeelhouder is